Customer Service Agent

Bij Keolis, het grootste private mobiliteitsbedrijf van België, maak je elke dag het verschil. Voor onze passagiers, onze partners, onze mensen en onze planeet... Keolis verbindt!

Keolis, een belangrijke speler in mobiliteit op wereldschaal, beheert in België een vloot van meer dan 2.500 voertuigen en telt meer dan 3.000 medewerkers. Met een aanwezigheid via een veertigtal filialen verspreid over het hele Belgische grondgebied, draagt Keolis actief bij aan het vormgeven van de mobiliteit van morgen, in samenwerking met zijn partners. Als wereldspeler actief in 14 landen en op 4 continenten, biedt Keolis diverse mobiliteitsoplossingen: bussen, touringcars en taxi’s in België, maar ook autonome metro’s en trams, deelfietsen, treinen en andere innovatieve alternatieven in de rest van de wereld. Onze toewijding aan nieuwe vormen van mobiliteit weerspiegelt onze actieve bijdrage aan de bescherming van de planeet. Keolis Belgium zet zich volledig in voor deze visie door duurzame vervoersoplossingen te promoten voor een milieuvriendelijkere toekomst.

Over deze functie 

Als Customer Service Agent ben jij de spilfiguur tussen de opdrachtgever (zoals NMBS), onze planningsafdeling, de onderaannemers (intern & extern) en het Operational Control Center (OCC). Je staat in voor de administratieve en operationele opvolging van transportopdrachten: van de eerste aanvraag en haalbaarheidscheck tot de dispatch, after-service en facturatiecontrole. Met jouw oog voor detail en sterke communicatie waarborg je een vlekkeloze servicekwaliteit. 

Jouw verantwoordelijkheden & bevoegdheden 

• Customer contact & administratieve opvolging:

  • Je ontvangt, analyseert en verwerkt aanvragen van opdrachtgevers (o.a. NMBS).

  • Je volgt het verkoopproces na bestelling administratief op (offertes, orderbevestigingen, facturatiegegevens, rapportages en CRM-registraties).

  • Je stemt vooraf af met de planningsafdeling over de haalbaarheid van opdrachten voordat er een engagement naar de klant wordt bevestigd.

  • Je onderhoudt de operationele klantcontacten over aanvragen, wijzigingen en lopende opdrachten (bij strategische klanten in nauwe samenwerking met de Key Accountmanager).

• Dispatch & operationele opvolging:

  • Je bespreekt de uitgewerkte diensten met interne en externe onderaannemers en zorgt dat alle ritten concreet worden ingepland.

  • Je volgt dagelijkse planningswijzigingen op en zorgt dat de dispatch van onderaannemers over de juiste documenten en informatie beschikt.

  • Je informeert de opdrachtgever over voorziene diensten, bussen en chauffeurs en volgt de werking van de regio’s, het OCC en onderaannemers op.

  • Je bespreekt kritieke situaties, incidenten en klantvragen tijdig met de opdrachtgever en escaleert waar nodig.

• Registratie, after-service & facturatie:

  • Je registreert uitgevoerde diensten dagelijks correct in de tools en platformen van de opdrachtgever.

  • Je verwerkt de na-service: controle van ritbladen, registratie van gereden uren en opvolging van afwijkingen.

  • Je controleert de facturatie van onderaannemers en richting de opdrachtgever.

• Bewaken van de kwaliteitsuitvoering:

  • Je monitort de prestaties en kwaliteit van eigen vervoerders en onderaannemers en initieert corrigerende acties om de afgesproken servicekwaliteit te borgen.

Wat bieden wij jouw binnen deze rol?

• Een afwisselende functie binnen de mobiliteitssector. Je combineert klantencontact, administratie en operationele opvolging. Zo draag je elke dag bij aan een vlotte uitvoering van onze vervoersopdrachten.

• Een centrale rol met ruimte voor initiatief. Je denkt mee over oplossingen, speelt in op onverwachte situaties en helpt de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken.

• Samenwerking met verschillende collega’s en partners. Je werkt nauw samen met onze planning, het Operational Control Center en onze vervoerders om klanten een betrouwbare service te bieden.

• Een aantrekkelijk salarispakket met aanvullende secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Extra verlofdagen binnen een voltijds werkregime. Je werkt bij voorkeur voltijds in een 39-urenweek, aangevuld met 6 ADV-dagen per jaar.

• Binnen onze organisatie staat veiligheid voorop. In overeenstemming met CAO nr. 100 hanteren wij een strikt alcohol- en drugsbeleid met een nultolerantie tijdens de werktijd. Door te solliciteren op deze functie ga je principieel akkoord met onze nultolerantie en verbind je je ertoe dit beleid en onze veiligheidscultuur actief te ondersteunen.

Deze functie is uitsluitend bedoeld voor rechtstreekse aanwerving en staat niet open voor consultancy‑opdrachten of externe kantoren.

De ideale kandidaat

• Je beschikt over een relevant bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring in customer service, sales support, administratie, transport/mobiliteit of toerisme.

• Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands en het Frans.

• Je werkt vlot met digitale plannings- en registratietools en hebt een goede kennis van courante kantoorsoftware.

Belangrijke competenties 

• Integreren: Je legt verbanden tussen diverse operationele gegevens, brengt alternatieven naar voren en komt tot een waardevolle, sluitende synthese en conclusie.

• Oplossingsgericht werken: Je vangt onverwachte situaties flexibel op, weegt oplossingen af en neemt het initiatief om de beste aanpak te implementeren.

• Werk structureren: Je brengt structuur aan in een veelheid aan taken door prioriteiten te stellen en deze consequent binnen de gestelde tijd af te werken.

• Ondersteunen: Je helpt en ondersteunt anderen bij hun werkzaamheden, neemt een voorbeeldfunctie op en staat open voor een rol als peter of meter.

• Klantgericht optreden: Je begeleidt en adviseert klanten op een constructieve manier en stelt hun belang steeds op de eerste plaats via een gerichte service.