HR Operations Manager

Chez Keolis, la plus grande entreprise privée de mobilité en Belgique, vous faites la différence chaque jour. Pour nos passagers, nos partenaires, nos collaborateurs et pour notre planète… Keolis connecte !

Keolis, un acteur majeur de la mobilité à l’échelle mondiale, gère en Belgique une flotte de plus de 2 500 véhicules et compte plus de 3 000 collaborateurs. Présent à travers une quarantaine de filiales réparties sur l’ensemble du territoire belge, Keolis contribue activement à façonner la mobilité de demain, en collaboration avec ses partenaires.

En tant qu’acteur mondial présent dans 14 pays et sur 4 continents, Keolis propose une large gamme de solutions de mobilité : autobus, autocars et taxis en Belgique, mais aussi métros et trams autonomes, vélos partagés, trains et d’autres alternatives innovantes dans le reste du monde. Notre engagement envers les nouvelles formes de mobilité reflète notre contribution active à la protection de la planète.

Deviendrez‑vous notre nouveau HR Operations Manager chez Keolis Belgium ?
En tant que HR Operations Manager, vous jouez un rôle central au sein de Keolis Belgium. Vous êtes responsable de l’exécution efficace, correcte et uniforme de la payroll et de l’administration RH au niveau national. Vous rapportez directement à la HR Director et encadrez une équipe de payroll managers et HR officers. Avec votre focus sur l’efficacité, la structure et des processus fluides, vous veillez à ce que nos processus RH et payroll soient à la fois conformes à la législation sociale belge et pragmatiques sur le terrain. Vous jouez un rôle clé dans la digitalisation, la standardisation et l’uniformisation des processus RH dans toutes les régions.
Votre base est Diegem, avec une présence régulière sur les autres sites Keolis en Belgique.

Que ferez‑vous ?

1. Encadrement de l’équipe HR Operations

• Vous assurez le leadership des payroll managers et HR officers et veillez à une répartition claire des responsabilités.

• Vous coachez et développez les membres de votre équipe, et suivez leur fonctionnement et leurs résultats.

• Vous stimulez la structure, la collaboration et le partage de connaissances au sein de l’équipe.

• Vous organisez le travail de manière efficace, avec une attention particulière pour la qualité et le respect de délais réalistes.

2. Payroll et administration RH

• Vous êtes responsable en dernier ressort d’une payroll correcte et ponctuelle pour l’ensemble des collaborateurs.

• Vous veillez à une administration RH précise et à un traitement rapide et complet des données du personnel.

• Vous êtes le point d’escalade pour les dossiers complexes et recherchez des solutions pragmatiques.

3. Processus, structure et compliance

• Vous mettez en place des processus et procédures RH clairs, les documentez et en surveillez l’application.

• Vous assurez une méthode de travail cohérente dans toutes les régions.

• Vous veillez au respect de la législation sociale belge et des directives internes.

• Vous traduisez la législation en processus opérationnels et en une application concrète sur le terrain.

• Vous suivez les contrôles internes et renforcez la culture de compliance au sein de HR Operations.

4. Standardisation et optimisation

• Vous harmonisez les processus de payroll et d’administration RH dans toutes les régions.

• Vous initiez et implémentez des améliorations d’efficacité au sein de HR Operations.

• Vous mettez en place des structures claires, des KPI et des mécanismes de suivi.

• Vous travaillez activement à l’amélioration continue de la qualité et à la réduction des délais de traitement.

5. Outils et systèmes

• Vous êtes responsable de l’utilisation optimale de nos systèmes RH, avec un focus clé sur EasyPay (payroll).

• Vous veillez à la qualité des données et à une saisie correcte dans les systèmes.

• Vous identifiez des pistes d’amélioration et assurez la traduction et l’implémentation dans les différents systèmes liés à EasyPay.

6. RGPD et gestion des données

• Vous veillez au traitement et à la protection corrects des données du personnel.

• Vous garantissez l’intégration des lignes directrices RGPD dans les processus RH.

• Vous renforcez la sensibilisation à la sécurité des données et au traitement adéquat des informations au sein de l’équipe.

• Vous collaborez avec les stakeholders concernés sur la qualité et la sécurité des données.

7. Digitalisation et automatisation

• Vous initiez et soutenez des initiatives de digitalisation et d’automatisation au sein de la fonction RH.

• Vous simplifiez les processus via la technologie, avec une attention portée au confort d’utilisation pour l’équipe et les utilisateurs internes.

• Vous accompagnez les implémentations et veillez à ce que les nouveaux outils et méthodes de travail soient bien intégrés dans l’organisation.

8. Contribution aux projets

• Vous jouez un rôle actif dans des projets d’amélioration visant à mieux aligner les systèmes de payroll et de workforce management.

• Vous soutenez l’implémentation sur le terrain et suivez l’adoption des nouveaux processus et systèmes.

• Vous agissez comme pont entre les projets et l’opérationnel quotidien, afin d’ancrer durablement les changements.

Ce que nous offrons

Chez Keolis Belgium, vous occupez une fonction où vous avez un impact direct sur la manière dont HR et la payroll fonctionnent au quotidien. Vous contribuez à développer des processus RH fluides, uniformes et digitalisés au sein d’un groupe international avec une forte ancre locale en Belgique.
Nous vous offrons notamment :

• Un package salarial attractif, en ligne avec votre expérience et vos responsabilités

• Une voiture de société avec carte de recharge

• Des indemnités de frais

• Une assurance groupe et hospitalisation

• 20 + 6 jours de congé pour une semaine de 39 heures

• La possibilité de télétravail, en moyenne deux jours par semaine

• Un environnement de travail professionnel et humain, où la collaboration et le respect occupent une place centrale

• Une collaboration étroite avec l’équipe HR et les responsables opérationnels, au plus près de la réalité du terrain et du cadre stratégique RH

Cette fonction est exclusivement destinée à un recrutement direct et n’est pas ouverte aux missions de consultance ni aux cabinets externes.

Cette fonction est faite pour vous si vous prenez de l’énergie à mettre de la structure dans des environnements RH complexes, si vous aimez soutenir des équipes et si vous trouvez stimulant de combiner des responsabilités opérationnelles avec des projets d’amélioration et de digitalisation, dans un contexte belge.

• Vous disposez d’un diplôme de Bachelier ou de Master, ou êtes équivalent par expérience.

• Vous avez 7 à 10 ans d’expérience au sein de HR operations, de la payroll ou de l’administration RH.

• Vous disposez d’une solide expérience en optimisation de processus et en fonctionnement RH opérationnel.

• Vous avez de l’expérience dans l’encadrement d’équipes et vous vous sentez à l’aise dans un rôle à la fois coachant et orienté direction.

• Vous êtes familier avec un environnement multi‑sites et une population d’ouvriers relevant de plusieurs commissions paritaires.

• Vous avez une bonne connaissance de la législation sociale belge et savez comment l’appliquer dans la pratique.

• Vous êtes analytique, précis et orienté qualité, avec une forte capacité à organiser et structurer le travail.

• Vous êtes orienté changement et focalisé sur l’implémentation : transformer des idées en processus opérationnels.

• Vous communiquez couramment en néerlandais et en français ; l’anglais est un atout.

Recruiter: Sophie Stroobants